2015年に初めて自治連合会の副会長になったとき、引継ぎというのはむずかしいと思いました。
前任者からUSB2本とCDを3枚渡されて、「必要書類はこのどこかに入ってます」と言われたとき、かっくんとなった。
消防に出す書類がどこにあるのかいちいち開けてみなくてはならない。
会長のAさんも同じことを言ってぼやいてました。
で、二人で「データは一本化して、どこに何があるかわかるようにしましょう！」と誓い合った。
これがなかなか大変であった。
何人かの人がばらばらに作ったものを統一するのはむずかしい。
「机の上が書類だらけで・・・」とぼやき合ったのもなつかしい思い出です
しかし、パソコン用のデータがあるだけましだった。
2016年に公民館の分館長を引き受けた時パソコンデータがないので驚いた。
書類が必要な時にワープロや手書きで作成してコピーするという方式だった。
元データなし。
利用規定がどうなってるのかもわからない。
同じような文書がたくさんあって、どれが最新版かわからない。
これが最新版だなと思ってたらまた新しいのが見つかったりする。
分館で一番驚いたのは、事務員さんから「禁開封」と書いた封筒があると言われたときです。
前からあるんだけど気持ち悪いので開けてないと言うんです。
もちろん開けました。
もちろんスカみたいな書類でした。
これではいけない！と思って2017年に半年かけてUSBデータを完成した。
言いたくないけど苦労しましたよ。
分館長用、分館事務所、連合会長用の3本作った。
きのう現分館長から電話がかかりました。
分館を離れて3年、分館のことも忘れてたのでびっくりしました。
何の用かと思ったら「利用規定を改定したい。あなたが作ったと聞いたのでデータがあればほしい」とのことです。
分館長用のUSBがあるはずですがと言ったら持ってないという。
分館事務所にもあるはずだと言ったらそれもないと言う。
なんたることじゃ！
現連合会長のTさんに聞いたら持ってるという。
よかった！
持ってきてもらったんですが、いろいろデータが消えてた。
さんざん苦労して作ったUSBが3年でこうなるのかとしみじみしました。
明日、現分館長と会う予定ですが、困ったもんだ。
「あの人がしっかりしてくれてたらこんなことにはならないはず」と「あの人」の顔を思い浮かべる私であった。
