自治会長になるまで、まともな会議を経験したことがありません。
自治会の会議をまともな会議と言っていいのかどうかわかりませんが。
議題を決めて資料を配って、めんどうなもんですね。
会議の後、議事録というのを作る。
作るのは、書記役の人がやってくれる。
出来上がった議事録を会長がチェックする。
去年はなんの問題もなく、議事録について悩んだことはありませんでした。
今年はちょっと困ってます。
今年の書記役Ａさんは、私より5歳下の、たぶん大企業サラリーマンです。
第一回役員会のあとで、Ａさんがメールで送ってきた「議事録」を見て驚いた。
Ａ４の紙に、５、６行文章が書いてあるだけなんです。
小学生の感想文みたいと思いました。
議題について書いてない。
話し合った件数の半分くらいしか書いてない。
そして、誰も言ってないことが書いてある。
そして、書かなくてもいいことを書いてある。
たとえば、私が、「奈良市長は、ひょっとすると、こう考えているのかもしれませんね」と言ったとすると、議事録に、「奈良市長はこう考えている」と書いてある。
で、「議事録は、議題にそってお願いします」とメールを入れました。
議題1・・・というように、「お手本」を書いて送りました。
Ａさんは、すぐにお手本通りの議事録を作ってくれました。
さて、第二回役員会。
Ａさんは、ノート型パソコンを持って現れた。
会議が始まると、Ａさんは脇目も振らずキーをたたき出した。
こ、これはいったい・・・。
速記者じゃないんですよ。
全部打てるわけないでしょう。
第二回の議事録も困ったもんであった。
必死で打ったけど、打ちきれなかったという感じであった。
「この後、聞き取れませんでした」というような言い訳が書いてあった。
聞きとれなかったという割に、前と同じく、誰も言ってないことが書いてある。
一昨日、第三回役員会があって、議事録が送られてきましたが、似たようなもんです。
毎回、「この部分訂正お願いします」「この二行は抹消願います」などと言わなければならない。
Ａさんは、立派なサラリーマンのはずなんですが、要約して文章にするのが苦手なんでしょうね。
